自社会議室を置かない会社が増えている
現在、自社で会議室を所有するのは、もったいないという考え方が広まりつつあります。
自社会議室があれば、会議の場としても使えるうえ、クライアントを招き入れる際に使える非常に便利なスペースとなるでしょう。
これらのメリットがあるにも関わらず、なぜ会議室を必要としないのか、その理由を解説していきます。
会議室を所有しない理由
自社が会議室を必要としない理由の1つに、「会議室をムダに使用している」という理由が挙げられます。
例えば、情報共有程度の報告を会議の場を設けて開くのは、出席者の時間と人件費を大きく損なってしまいます。出席者の業務時間をうばってしまうほか、特に目的がない会議は生産性をもたないため、会議の場を儲ける必要はありません。
また、会議室を所有するということは、管理コストがかかることを考慮しなければなりません。
これとは別に、個人の働き方が変化している点も会議室をもたない要因として挙げられます。情報技術の進歩によって、リモート管理できる「ノマド(遊牧民)ワーカー」の急増。商談や打ち合わせにも、情報媒体を利用することも多く、自社会議室の存在価値は低下しているのです。
貸し会議室のメリット
「会議室は借りるもの」という考え方が広まるなか、貸し会議室を事業として展開する企業も増えています。浜松町、日本橋、虎ノ門といった日本でも有数のビジネス街において、貸し会議室が増加しているのは、ビジネスにおいても貸し会議室の需要が高まっていることの表れでしょう。
会議に必要な音響機材や映像機材も借りられるため、研修会・講演会などを開いたりゲストを招いてのセミナーを開いたりするなど、さまざまなイベントに活用できます。
実際に、貸し会議室を利用してプレゼン会を開いた方もいます。
参考:Twitterでの反応/「めで子」@KhSimuen
貸し会議室のメリットとして、必要なときに場所を設けられる点が挙げられます。管理コストを必要とせず、重要度低い会義のようにコストをムダにするおそれもありません。
社員のモチベーション維持・向上できる点も貸し会議室ならでは。重要である会議室ほど出席者に責任が求められるので、仕事に対する姿勢も大きく変わってきます。
また、貸し会議室は基本的に駅近くに集まっているため歩いて数分程度でアクセスできます。加えて、スマートフォンから予約サービスがあるので、使いたいときにいつでも空室状況を調べられます。
貸し会議室のメリット
会議室に対する価値観が変わっていることに抵抗を覚える方も少なくないはず。しかし、いつまでも同じ思考を続けていては、新しいビジネスにも挑戦できません。
予算、コスト、利用頻度、使用目的などを把握し、適切な会議の場を設けることが今後の企業の成長に大きくかかわっていくでしょう。